Manuale utente

1. Accesso, portali e ruoli

Zéelan si usa dal browser, su due portali:

• Desktop, per il backoffice e la direzione: elenchi, schede, documenti;
• PDA, per gli operatori di magazzino: pagine grandi, pensate per il lettore di codici e per l'uso con i guanti.

Nella pagina di accesso si scrivono nome utente e password e si sceglie il portale. In alto a destra si cambiano la lingua (italiano, inglese, francese) e il tema chiaro o scuro; dopo l'accesso valgono quelli salvati nel proprio profilo (vedi Le mie opzioni).

Ogni utente ha un ruolo, che decide cosa vede nel portale desktop. Il PDA è uguale per tutti.

Questo manuale descrive il magazzino conto terzi, con più depositanti. In un magazzino in proprio la fatturazione (tariffe, registro, andamento) non c'è, le tabelle non hanno la colonna "Depositante" e al posto dei Depositanti c'è Azienda, con le regole del magazzino.

Le voci del menu che il ruolo non può usare non compaiono. Una pagina in sola lettura mostra i dati con i pulsanti di modifica disattivati.

2. Provare la demo

3. Le parole di Zéelan

Giacenza e disponibile. Ogni quantità conta in una sola colonna: in uscita (già prelevata, in attesa del camion), non conforme, congelata (in un vano sotto inventario), prenotata (riservata a un ordine attivato) e disponibile, che è quello che un nuovo ordine può prenotare.

4. Usare il PDA

• Home: pochi pulsanti grandi (Ingresso, Uscita, Movimento, Inventario, Explorer). Un numerino indica il lavoro da fare.
• Campo di lettura in alto: si legge con il lettore di codici, si digita, oppure si usa la fotocamera (icona a sinistra). Per le UDC basta il numero: 12345 diventa UDC00012345.
• Barra in basso: Indietro, Annulla o Sospendi, e il pulsante principale del passo (Conferma, Avanti).
• Suoni diversi per lettura giusta e sbagliata. Dopo un errore il campo si svuota ed è subito pronto.
• Striscia rossa sotto la barra: il server non risponde. Il lavoro fatto è già salvato; quando torna la rete si ripete l'ultima lettura.
• Se una pagina non si raggiunge proprio, compare la pagina Server non raggiungibile: riprova da sola e torna alla pagina appena il server risponde.
• Installare Zéelan sul telefono o sul PDA: dalla pagina di accesso, nel menu del browser, "Aggiungi a schermata Home" (o "Installa app"). Zéelan si apre a tutto schermo, senza la barra del browser.
• Menu (in alto a destra): Home, Le mie opzioni, Info dispositivo (con il test del lettore), Manuale utente, Cambia tema, Esci.

Ogni passo si salva subito sul server: se il PDA si spegne o la sessione scade, si rientra e si riprende da dove si era rimasti.

5. Ingressi

Backoffice

• Gli ingressi sono annunciati: arrivano dal gestionale del depositante, oppure il backoffice li inserisce in Ingressi → Nuovo ingresso (depositante, righe con articolo, quantità, lotto e scadenza; si possono incollare righe da una mail o da Excel).
• Il foglio d'ingresso (pulsante con la stampante) ha il codice ING… da leggere sul PDA e la colonna "ricevuto".
• Finito lo scarico, un ingresso con differenze (ricevuto diverso dall'atteso, righe extra-bolla) compare da verificare: sentito il depositante, il backoffice lo chiude definitivamente con una nota.

PDA: Ingresso

1. Si legge il foglio (ING…), il riferimento del depositante o il numero della bolla; oppure si sceglie dall'elenco degli ingressi attesi.
2. Per ogni bancale: etichetta UDC (prestampata, oppure Genera e stampa etichetta: Zéelan la stampa subito sulla vostra stampante di etichette) → articolo → quantità (colli e pezzi) → lotto e scadenza, se l'articolo li gestisce → stato (disponibile o non conforme) → conferma. Un bancale può contenere più articoli.
3. Se l'installazione lo prevede, Nuovo ingresso nella pagina Ingresso crea l'ingresso al momento, per la merce arrivata senza essere stata annunciata: depositante, fornitore, numero della bolla, poi lo scarico come sempre. Il backoffice lo controlla dopo.
4. Il bancale finisce nella baia di scarico; da lì si mette a scaffale con Movimento → Sposta UDC.
5. A fine scarico: Scarico finito. Le differenze le gestisce il backoffice.

6. Movimenti, missioni e divisione

• Movimento → Sposta UDC: leggi l'UDC, leggi il vano di destinazione. Zéelan controlla capienza, condizioni di stoccaggio, depositante del vano e inventari in corso, e dice subito cosa non va.
• Movimento → Missioni: abbassamenti (portare a terra un bancale in quota che serve a un ordine), rifornimenti del posto di picking e risalite. Si apre la missione o si legge l'UDC, poi si legge il vano proposto (o un altro valido).
• Movimento → Dividi UDC: si sposta una parte del contenuto su una nuova UDC (etichetta prestampata oppure Genera e stampa etichetta), per esempio per separare merce difettosa.
• Sul desktop, Movimenti elenca missioni e spostamenti; il backoffice può annullare una missione non ancora fatta.

7. Uscite: prelievo, carico, DDT

Backoffice: ordini di prelievo

1. Gli ordini arrivano dal gestionale del depositante o si inseriscono in Ordini di prelievo → Nuovo ordine.
2. La scheda dell'ordine mostra la simulazione: cosa si può prenotare e, se manca qualcosa, perché.
3. Attiva: Zéelan prenota la merce secondo le regole del depositante (FIFO, FEFO, lotto o bancale indicato) e stampa il foglio di prelievo. L'ordine di attivazione è la priorità. Finché il prelievo non è iniziato, l'attivazione si può annullare.
4. Le UDC in quota generano gli abbassamenti per il carrellista.

PDA: Uscita → Prelievo

1. Si legge il foglio di prelievo (o si sceglie l'ordine dall'elenco) e, se ce n'è più di una, la baia di carico.
2. Le righe seguono il percorso del magazzino. Per ogni riga si legge l'UDC proposta e si conferma la quantità; il bancale intero va in baia, le quantità parziali vanno sull'uscita dell'ordine.
3. L'UDC proposta non si sostituisce di propria iniziativa: se c'è un problema si usa Segnala problema e si continua con le altre righe.
4. Sospendi in qualsiasi momento: chiunque riprende rileggendo il foglio. A fine giro si conferma il numero di bancali.

Carico e DDT

• Desktop, Spedizioni: si crea il camion (vettore, targa) e ci si mettono gli ordini prelevati.
• PDA, Uscita → Carico: si sceglie il camion e per ogni bancale si segna c'è / non c'è (leggere l'etichetta lo segna da solo), poi si conferma il carico. La merce esce dalla giacenza.
• Dalla scheda del camion il backoffice emette i DDT (uno per depositante e destinatario) e li stampa.

8. Anomalie e non conformità

• Durante il prelievo, Segnala problema (UDC danneggiata, non trovata, quantità insufficiente…) blocca la riga e rende l'UDC non conforme. L'operatore non risolve: decide il backoffice.
• Desktop, Anomalie di prelievo: per ogni anomalia si riassegna la riga a un'altra UDC (con anteprima), si attende il depositante oppure si annulla la riga, se il depositante ammette l'evasione parziale.
• PDA, Explorer: si legge un vano, un'UDC o un articolo e si vede cosa c'è e dove. Dalla scheda di un'UDC si può segnalarla non conforme. Se l'etichetta è rovinata o persa, il tasto Ristampa accanto al codice la ristampa (stesso codice) sulla vostra stampante di etichette.
• Desktop, scheda dell'UDC: rimetti disponibile, correggi ubicazione, segnala non conforme e, su ogni riga del contenuto, Rettifica: la quantità corretta (in più o in meno) con causale (rottura, scarto, consumo interno, campionatura, merce ritrovata) e nota obbligatoria. Non sotto la quantità prenotata e non durante un inventario del vano.

9. Inventario

Backoffice: Inventari

1. Nuova campagna, poi il perimetro: magazzino, file, depositante o elenco di vani. Baie e vani di transito restano fuori; un vano sta in una sola campagna.
2. Attiva la campagna: se nel perimetro ci sono ordini o missioni in corso, la scheda li elenca e vanno chiusi prima. All'attivazione Zéelan fotografa le giacenze nel registro e la merce dei vani si congela: niente ingressi, uscite o movimenti lì. Il resto del magazzino lavora.
3. Durante i conteggi la scheda mostra l'avanzamento. Quando non c'è altro da contare: Chiudi i conteggi.
4. Si rivede il riepilogo delle differenze per depositante, poi Conferma e sblocca: le differenze diventano rettifiche, le UDC trovate in un altro vano si spostano, quelle non trovate restano in giacenza come non conformi ("non trovata") e i vani si sbloccano.

PDA: Inventario

1. Si legge il vano, poi le sue UDC. Per ogni riga si vedono articolo, lotto e quantità attesa.
2. Si contano i pezzi: se coincidono si conferma con il campo vuoto; altrimenti si scrive la quantità trovata. Scrivendo i colli, il campo dei pezzi propone colli × pezzi per collo.
3. Casi particolari: articolo non previsto sull'UDC; UDC che doveva essere altrove (si conta dove si trova); merce senza UDC (si segnala con una nota).
4. Alla fine del vano: Non c'è altro: chiudi il vano. Anche i vani vuoti vanno chiusi.

10. Giacenze, UDC e storico

• Giacenze: per articolo, con le colonne in uscita, non conforme, congelato, prenotato e disponibile; filtri e dettaglio per lotto e UDC.
• UDC: elenco e scheda di ogni bancale (contenuto, vano, stato, storia).
• Vista 3D: il magazzino in tre dimensioni, colorato per occupazione, depositante, fatturabile, non conformi o merci pericolose; si cerca un'UDC, un articolo o un depositante e un clic su un vano ne mostra il contenuto.
• Storico movimenti: ogni movimento di giacenza con chi, quando e perché (causale e documento).
• Tutti gli elenchi hanno ricerca, filtri, ordinamento ed esportazione CSV apribile con Excel.

11. Anagrafiche e vani

• Articoli, Depositanti (con il profilo: regole di prelievo, evasione parziale, DDT…), Clienti finali e Vettori.
• Magazzini e vani: i vani si caricano e aggiornano da foglio Excel (si scarica quello attuale, si modifica, si ricarica, si controlla l'anteprima e si conferma). Il Percorso definisce l'ordine in cui si girano le corsie durante il prelievo.
• Liste di base: motivi di non conformità e di anomalia, causali e altre voci, tradotte.

12. Merci pericolose (Seveso)

• Magazzini e vani → Stabilimenti: lo stabilimento raggruppa i magazzini dello stesso gestore; è lì che le merci pericolose si confrontano con le soglie della legge Seveso (D.Lgs. 105/2015). Il magazzino si assegna allo stabilimento dalla sua scheda.
• Nella scheda dell'articolo, sezione Seveso: una o più voci (categorie di pericolo o sostanze nominate) e il peso netto per unità. Un articolo classificato senza peso risulta "da completare" e non viene contato.
• Merci pericolose: per ogni stabilimento le tonnellate presenti per voce, le soglie di legge, il limite autorizzato, la percentuale (arancio dall'80%, rosso dal 100%), l'andamento degli ultimi 30 giorni e la regola della sommatoria. In dashboard un riquadro per stabilimento mostra la voce più vicina al limite.
• Voci e peso netto si possono anche importare dal foglio degli articoli (colonne "Voci Seveso", con i codici separati da virgola, e "Peso netto unità kg (Seveso)").
• Ingressi: se la merce ancora da ricevere porterebbe una voce oltre l'80% del riferimento, la scheda dell'ingresso mostra un avviso (rosso oltre il 100%) e l'elenco il simbolo "Seveso". È solo un avviso: l'ingresso non viene bloccato.
• Le soglie precompilate sono da verificare sul testo di legge: il backoffice le corregge in Merci pericolose → Voci Seveso.

13. Registro pro-fatturazione

• Tariffe: le voci di ogni depositante (canone mensile, minimo garantito, stoccaggio a giornata, ingressi, uscite).
• Registro pro-fatturazione: per depositante e periodo Zéelan calcola le righe, con il dettaglio di cosa ha contato; il backoffice corregge o aggiunge righe e conferma. Non è una fattura: si esporta in PDF o CSV per chi fattura.
• Lo stoccaggio si basa sulla fotografia giornaliera delle 23:55 dei bancali nei vani fatturabili.
• Andamento: i numeri giorno per giorno che generano il registro, con i grafici per depositante (bancali in giacenza, UDC ricevute, ordini usciti), l'importo maturato finora (provvisorio) e le quantità di ogni voce, esportabili in CSV. Un cerchietto sotto il grafico segnala i giorni in cui la fotografia è stata ricostruita dallo storico; da un giorno si aprono i bancali fotografati.

14. Stampa ed etichette

• Il pulsante con la stampante manda il documento alla stampante predefinita (documenti A4 o etichette): il pulsante diventa verde e in basso compare "Inviato a …".
• Se serve scegliere, si apre Dove vuoi stampare?, con la stampante predefinita già scelta. C'è sempre anche Apri a schermo, per vedere il PDF e stamparlo dal browser.
• Etichette prestampate: si crea un lotto di codici UDC, si stampano le etichette e le si usa all'ingresso o nella divisione UDC.
• Stampanti: elenco delle stampanti e stato della loro cartella. L'installazione delle stampanti la cura chi gestisce l'informatica del magazzino.

15. Le mie opzioni

Dal menu con il proprio nome (desktop) o dal menu del PDA: lingua, tema (automatico, chiaro, scuro), righe per pagina delle tabelle, stampanti predefinite, "scegli la stampante a ogni stampa" e cambio della propria password. Le opzioni sono salvate sul profilo e valgono su ogni dispositivo.

16. Se qualcosa va storto

• Una pagina d'errore mostra un codice del problema (es. ERR-7F3A2C): annotatelo.
• Scrivete in poche parole cosa stavate facendo e premete Salva le informazioni per l'assistenza. Quando chiamate, comunicate il codice: l'assistenza ritrova subito tutti i dettagli.
• Poi Torna indietro e riprovate, oppure ripartite dalla pagina iniziale.
• L'amministratore ritrova errori e segnalazioni nella pagina Errori e segnalazioni (menu Amministrazione), dove può leggerle, scaricarle e segnarle come gestite.

Zéelan, dal cimbro zéelan: contare, numerare, valere.